Wellicht heb je al van een DMS gehoord, maar de kans is aanwezig dat je niet weet het precies inhoudt. Wat je daarentegen wel bekend in de oren zal klinken, is de frustratie die je ervaart wanneer je bepaalde documenten op je computer niet kunt vinden. Je bent veel tijd kwijt aan het zoeken, vinden en verwerken van informatie, want al die mapjes blijken toch minder goed georganiseerd dan je dacht. Dit is waar een document management systeem, een DMS, bij komt kijken. Niet voor niets wordt zo’n systeem steeds populairder bij verschillende soorten bedrijven. Het helpt je namelijk om alle typen documenten centraal te registreren in één systeem. Zo hoef je niet meer lang te zoeken, maar beschik je op het juiste moment over de juiste informatie. Ideaal toch? Wat je precies met een DMS kan, lees je in dit blog.
Wat is een DMS precies?
Een DMS vormt dus een centrale bron voor alle informatie in de organisatie. Door middel van metadata in het DMS systeem, vind je binnen no-time de juiste opgeslagen documenten. Hierdoor zorgt een DMS voor het efficiënt inrichten en beheren van documenten en informatiestromen. Merk je bijvoorbeeld dat je vaak lang moet zoeken naar de juiste informatie en verschillende mappen en documenten moet openen? Dan is het werken met een document management systeem een echte aanrader.
Werkstromen
Er zijn verschillende document management systemen. Met de meer geavanceerdere systemen kun je onder meer werkstromen – met daarbinnen taken, acties, tijdlijnen en goed versiebeheer – makkelijk organiseren en automatiseren. Ken bijvoorbeeld bepaalde specificaties toe aan documenten, waardoor ze beter vindbaar zijn, Of verleen op verschillende niveaus toegang en automatiseer bewaartermijnen. De mate waarin je werkstromen kunt automatiseren, is afhankelijk van het DMS.
Workflow management
Zit je nog in dubio of je een eenvoudig of geavanceerd document management systeem nodig hebt voor jouw organisatie? Dan is het belangrijk om na te gaan of het automatiseren van werkstromen toereikend is voor jouw organisatie. Een werkstroom is een geautomatiseerd proces waarbij een optelsom van activiteiten elkaar opvolgen om een bepaalde uitkomst te verkrijgen. Met een werkstroom, ook wel een digitale workflow genoemd, kun je taken afhandelen, weigeren, goedkeuren, toelichten, delegeren en overdragen. Je kunt workflows toepassen op een document, een relatie, een persoon, een dossier en een project. Hiermee zorg je ervoor dat je informatiestromen uniform, efficiënt en grotendeels geautomatiseerd verlopen. Hierdoor werk je een stuk efficiënter en kun je je tijd beter verdelen.
